Przykład dotyczy złożonego zadania projektowego, w którym należało dobrać ponad sto stacji radiowych i zestawić w różny sposób ich parametry. Różnorodność zestawienia wynikała z faktu, że różne cechy projektowanej sieci były potrzebne różnym komórkom organizacyjnym Zamawiającego. Ostatecznym wynikiem pracy była między innymi wydrukowana tabela zestawieniowa, zilustrowana na rysunku poniżej.

Właściwie tego rodzaju tabela, jako wydruk, nie jest żadna „rewelacją”. Jednak stworzenie tej tabeli wymagało bardzo wiele pracy. A to dlatego, że tabela „zbiera” wyniki z licznych dokumentów, które można umownie nazwać źródłowymi, i prezentuje je w czytelnej postaci. Do czytelności tej przyczynia się podbarwienie co drugiego wiersza, które ułatwia prowadzenie wzroku po szerokim zakresie tabeli (oryginalnie jest ona drukowana na formacie A3 w poprzek). Efekt barwny uzyskano „sprytną” formułą w formatowaniu warunkowym komórek.

Wspomniane zwieranie wyników z licznych dokumentów wiąże się z bogatymi odwołaniami do innych arkuszy i skoroszytów zapisanych na serwerze plików. Bliższe opisywanie operacji, jakie wykonuje operator przygotowujący zestawienie, byłoby męczące dla Czytelnika. Pokrótce warto wspomnieć, iż istnieją dwa główne zestawy roboczych skoroszytów, które służą do przygotowywania danych ostatecznych: zestaw, w którym dane pochodzą z plików tekstowych generowanych przez obcą aplikacje inżynierską, oraz zestaw, w którym dane są wpisywane ręcznie jako wkład projektanta.

Jedna z tabel roboczych tego zestawu plików wygląda następująco:

Biało-pomarańczowa tabela automatycznie wykrywa pojawienie się w zdalnym skoroszycie każdego wpisu „ręcznego” i zgodnie z przyjętą zasadą, prezentuje ten właśnie wpis, a nie wpis oryginalny, pochodzący z pierwotnej fazy projektowania.

W ten sposób żadna formuła w tabeli wydruku nie jest nigdy naruszana, co miałoby miejsce, gdyby wprost w tej tabeli dokonywać korekt ręcznych – arkusz byłby w pewien sposób „niszczony”, co znacznie utrudniałoby jego konserwację i orientację w materiale po upływie pewnego czasu.

Poniższy rysunek prezentuje roboczą tabele służącą do przygotowania wpisów „ręcznych”, a więc tych o najwyższym priorytecie na wydruku końcowym.

Opisany tu mechanizm porównywania zawartości komórki w dwóch zdalnych skoroszytach i prawidłowej prezentacji wyniku to nie wszystkie usprawnienia, jakie zastosowano w tej aplikacji. Można by tu jeszcze wspomnieć o złożonych funkcjach wyszukiwania zawartości tekstowej, konwersjach układów współrzędnych i innych rozwiązaniach – użytecznych, ale cały czas polegających na potędze mechanizmów i funkcji wbudowanych do MS Excel.

Jak wspomniano, wyniki prac projektowych muszą być przetworzone na różne sposoby. Ten sam zestaw roboczych skoroszytów źródłowych powoduje w kolejnym skoroszycie powstanie takiej tabeli z wynikami natury statystycznej:

Ogólnie rzecz ujmując: złożony system skoroszytów wzajemnie się odwołujących do siebie, jaki przygotowano w ramach tego projektu, znacznie usprawnił pracę zespołu. Właściwie tylko dzięki tym narzędziom praca w ogóle była do wykonania w założonym terminie. Raz utworzone skoroszyty, zapisane jako szablony, służyły w kilku kolejnych projektach.

czytaj dalej: Przykład dziesiąty